Informativa Faculty e Staff

Informazioni per gli interessati,

I dati raccolti saranno trattati secondo i seguenti principi: liceità, correttezza e trasparenza; coerenza delle finalità; riduzione al minimo dei dati; accuratezza; limitazione nel tempo della conservazione, ove possibile; integrità e riservatezza.

L’UNIVERSITA’ COMMERCIALE “LUIGI BOCCONI” (di seguito “Università Bocconi” o “Università”), con sede legale in Via Sarfatti 25, Milano, dichiara di rientrare nel campo di applicazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati personali (di seguito la “Legge”), con riferimento all’utilizzo dei dati personali (di seguito i “Dati”), compresi i dati considerati “sensibili” (nel senso più ampio del termine previsto dalla legge) vale a dire informazioni relative alla salute, informazioni relative all’origine razziale o etnica, ecc., fornite dall’interessato.

1. Tipi di informazioni da noi raccolte

In relazione alla differente posizione ricoperta nei confronti dell’Università (personale docente, staff, collaboratore), Bocconi potrà raccogliere i seguenti tipi di dati personali che vi riguardano:

il nome e le informazioni di contatto, quali indirizzo, indirizzo e-mail e numero di telefono, nonché data di nascita, codice fiscale e numero di passaporto o carta d’identità, paese di residenza e nazionalità, nonché le coordinate bancarie. Potremmo anche assegnarvi un numero ID univoco;
informazioni relative alla vostra esperienza accademica e professionale. Conserveremo inoltre una documentazione sulla valutazione del vostro lavoro e altri dati riguardanti il rapporto professionale. In questo ambito conserveremo traccia della valutazione delle vostre prestazioni professionali inclusa la valutazione delle performance. In particolare per i docenti si fa riferimento a valutazione della didattica, indici di impatto della ricerca e altri elementi di valutazione delle prestazioni accademiche;
informazioni sulla vostra situazione familiare o personale e sugli interessi sia accademici che extracurricolari, ad esempio laddove ciò sia rilevante per assegnarvi una postazione di lavoro adatta e allo scopo di mettervi in contatto con altri colleghi e stakeholder rilevanti;
dati relativi alla vostra posizione geografica limitata agli edifici dell’Università, limitatamente al campus urbano;
i dati personali potranno essere trattati anche in relazione alla partecipazione agli eventi sportivi e alle competizioni accademiche in base al merito;
dati personali sensibili: le informazioni relative alla salute, comprese malattie e gravidanze, alle opinioni politiche, all’appartenenza a partiti politici e associazioni sindacali, informazioni relative all’origine etnica o razziale, ecc. saranno trattate solo per le finalità consentite dalla legge e solo per i compiti dell'Università, in relazione alla diversa qualifica ricoperta.

2. Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati in formato cartaceo o elettronico. In quest’ultimo caso, verranno utilizzati sistemi informatici. I Dati saranno conservati esclusivamente per il tempo e l’ambito per cui sono stati raccolti.

Specifiche misure di sicurezza sono adottate per prevenire violazioni dei Dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

3. Finalità ed elaborazione dei dati

La vostra immagine, la vostra voce e le informazioni conservate o prodotte dall'Università Bocconi nell'esercizio delle sue funzioni istituzionali, saranno oggetto di trattamento, anche con l'ausilio di mezzi elettronici o automatizzati. Si noti che queste regole saranno applicate finché non cambierà la natura del vostro rapporto con l’Università. I Dati saranno trattati per le seguenti finalità:

a) L’entrata in vigore e il proseguimento del rapporto di lavoro, che comprende tutte le elaborazioni connesse all’attività svolte dai dipendenti, consulenti e collaboratori esterni e professori delle diverse categorie. I Dati saranno trattati per le attività necessarie all’adempimento delle condizioni stabilite nel contratto di lavoro, in relazione alle diverse categorie interessate. Ciò include la pianificazione e il controllo delle spese di viaggio o la verifica e il controllo degli accessi elettronici, la definizione dei piani individuali di sviluppo, le statistiche di presenza e di assenza, la gestione dei certificati medici e di altri documenti che giustificano le assenze, verifica dell’utilizzo telefonico al fine di attribuire i costi e più in generale per la gestione del programma previsto per dipendenti e collaboratori dell’Università Bocconi;

b) per le attività e i compiti istituzionali dell’Università Bocconi, quali cerimonie e le relative riprese video, compiti ed obblighi connessi ai regolamenti dell’Università Bocconi, ivi incluse le riunioni degli organi universitari in videoconferenza, con particolare riferimento alla facoltà di intervenire e di esprimere il proprio diritto di voto. Ciò potrà comprendere l’invio di materiali multimediali e di pubblicazioni periodiche riservate alla comunità bocconiana riguardanti eventi di particolare importanza oltre ad eventi culturali e sportivi;

c) per la diffusione di pubblicazioni periodiche ossia, Bocconi News, ivi incluse la raccolta di fondi e le iniziative a supporto delle attività dell’Università Bocconi in qualsiasi modo, sia in formato cartaceo che elettronico, all’indirizzo e-mail da voi fornito; altre attività editoriali/digitali/ cartacee per scopi di comunicazione/promozione dell'Università che richiedano l'utilizzo di immagini realizzate all'interno del Campus.

d) Per l’iscrizione e la partecipazione a concorsi basati sul merito accademico;

e) Per necessità logistiche, potrebbe essere necessario elaborare dati di geolocalizzazione allo scopo di migliorare l’efficienza e garantire la sicurezza;

f) per motivi di sicurezza e di organizzazione interna, compresa l’assegnazione della tessera magnetica per l'accesso ai servizi dell'Università. Inoltre, per gli stessi motivi, i Dati raccolti possono essere utilizzati a fini statistici e di ricerca. Si noti che l’elaborazione dei Dati per fini di organizzazione interna comprenderà l’esecuzione di valutazioni statistiche sulle prestazioni professionali, attività di guida e l’aggiornamento di profili e competenze e la pianificazione economica;

g) allo scopo di garantire la trasparenza, i Dati relativi alla valutazione delle prestazioni potrebbero essere pubblicati all’interno della comunità scientifica, degli alumni e degli stakeholder dell’Università;

h) per ragioni di sicurezza e di organizzazione interna, verifica e controllo degli accessi informatici; gestione della linea telefonica e della corrispondenza informatica e non, per proteggere la sicurezza dei dati, compresi quelli personali, l’attivazione e la disattivazione dei badge elettronici e delle password; la regolazione degli accessi agli archivi e ai database; inoltre, per regolare, verificare e controllare l’accesso alle strutture della Bocconi oltre all’uso della videosorveglianza;

i) per soddisfare le esigenze logistiche, potremmo elaborare i dati di geolocalizzazione, per garantire maggiore sicurezza e protezione. Si noti che l’Università può trasmettere alcuni dei vostri dati all’International SOS Group e al servizio Travel Tracker.

j) ai fini delle attività svolte dalla biblioteca, per consentire l’accesso, tra l’altro, ai servizi e ai materiali in essa contenuti, per prendere in prestito libri e altri prodotti dalla biblioteca, per la consultazione e, più in generale, per beneficiare di tutti i servizi offerti dalla biblioteca;

k) per il rispetto degli obblighi di legge. Si noti, inoltre, che l’Università potrà trasmettere alcuni Dati ad altre organizzazioni qualora ciò sia necessario per l’individuazione o la prevenzione di reati o se richiesto dalla legge.

l) per l’invio di comunicazioni elettroniche, sulla base del legittimo interesse del Titolare attraverso l’utilizzo delle coordinate di posta elettronica già fornite dall’utente, relative a prodotti analoghi a quelli per i quali lo stesso abbia già manifestato un interesse.

4. Circolazione e comunicazione dei dati

I dipendenti e i docenti dell’Università Bocconi avranno accesso alle informazioni che li riguardano per l’esecuzione del loro lavoro o per la funzione che ricoprono. Ciò può valere anche per altri soggetti che l’Università Bocconi ha espressamente nominato responsabili della elaborazione di dati personali e cioè la gestione delle risorse umane, i supervisori (per i professori: supervisori e manager) di altre funzioni che potrebbero essere richieste per il loro incarico, anche temporaneamente. Tali soggetti, relativamente al loro incarico, avranno accesso unicamente ai Dati pertinenti al loro ufficio.

Inoltre i Dati dell’interessato potranno anche essere comunicati a:

a) enti pubblici nazionali ed internazionali, quali Ministeri e Uffici della Pubblica Amministrazione, in relazione allo svolgimento dei compiti istituzionali dell’Università;

b) persone fisiche o giuridiche, enti e associazioni esterne, compresi studi pubblici e professionali e società (anche al di fuori della Repubblica italiana), per l’esecuzione del contratto con l’interessato e per i legittimi interessi dell’Università Bocconi. Tali dati potrebbero anche essere comunicati ad altri enti (Istituto Javotte Bocconi, Egea);

5. Trattamento di Dati

I seguenti Dati non sono soggetti al vostro consenso: dati trattati per finalità di sicurezza e di organizzazione interna; dati per la messa in atto e la prosecuzione del rapporto di lavoro; compiti istituzionali di elaborazione dati dell’Università nonché per lo svolgimento di attività e comunicazioni relative a prodotti e servizi per i quali l’interessato ha manifestato particolare interesse; trattamento dei dati per l’accesso alla Biblioteca e ai relativi servizi e trattamento dei dati per l’adempimento degli obblighi di legge. I dati che vengono elaborati con il vostro consenso potrebbero non essere necessari, ma saranno significativi per noi al fine di fornire alcuni servizi per il vostro interesse. I Dati da voi forniti andranno in server situati nello Spazio Economico Europeo.

6. La base per l’elaborazione delle vostre informazioni e come le utilizziamo

Possiamo trattare i vostri dati personali perché:

è necessario per l'esecuzione del rapporto di lavoro o di collaborazione nelle sue diverse forme o per interagire anche prima di stipulare un contratto di lavoro o di collaborazione, a termine o a tempo indeterminato;
è necessario per lo svolgimento dei nostri compiti di interesse pubblico in quanto istituzione accademica;
è necessario per noi o per i legittimi interessi di terzi, comprese le misure di sicurezza e di organizzazione interna e le comunicazioni istituzionali;
è stato dato il vostro consenso;
è necessario rispettare un obbligo legale.

7. Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni dei dati personali che trattiamo su di voi saranno trasferiti e memorizzati in una destinazione al di fuori dello Spazio Economico Europeo (”SEE”)

In tali circostanze, i vostri dati personali saranno trasferiti solo su una delle seguenti basi:

se il trasferimento è soggetto a una o più “garanzie adeguate” per i trasferimenti internazionali previste dalla legge applicabile (ad esempio, clausole standard di protezione dei dati adottate dalla Commissione europea);
una decisione della Commissione europea stabilisce che il paese o il territorio verso il quale è effettuato il trasferimento garantisce un livello di protezione adeguato; o
esiste un’altra situazione in cui il trasferimento è consentito dalla legge applicabile (ad esempio, se abbiamo il vostro consenso esplicito).

8. Diritti dell’interessato

Le persone interessate hanno i seguenti diritti:

richiedere di correggere i dati personali in nostro possesso che li riguardano se non sono corretti;
richiedere la cancellazione di dati personali;
richiedere di limitare le nostre attività di trattamento dei dati (e, se il nostro trattamento è basato sul relativo consenso, è possibile revocare tale consenso, senza compromettere la legittimità del nostro trattamento basato sul consenso prima del suo ritiro);
ricevere da noi i dati personali in nostro possesso e che ci sono stati forniti, in un formato ragionevole specificato, compreso lo scopo della trasmissione ad un altro titolare dei dati;
opporsi, per motivi connessi alla propria particolare situazione, a una delle nostre particolari attività di trattamento qualora si ritenga che ciò abbia un impatto sproporzionato sui propri diritti.

Si prega di notare che i diritti di cui sopra non sono assoluti, e potremmo avere il diritto di rifiutare le richieste in caso di eccezioni.

Se avete dato il vostro consenso e desiderate ritirarlo, vi preghiamo di contattare il nostro responsabile della protezione dei dati utilizzando i recapiti riportati di seguito. Si prega di notare che se il nostro trattamento dei dati personali si basa sul vostro consenso e se successivamente tale consenso viene ritirato, potremmo non essere in grado di fornire tutti o alcuni aspetti dei nostri servizi e/o ciò potrebbe influire sulla fornitura di tali servizi.

9. Contattateci

In caso di domande sulla presente informativa sulla privacy o sulle modalità di trattamento dei dati personali, potete contattare il responsabile tramite e-mail al seguente indirizzo: dpo@unibocconi.it.

L'Università Commerciale Luigi Bocconi è il titolare del trattamento ai fini del trattamento dei dati personali ai sensi della presente Informativa.